Was versteht man unter elektronischem Dokumentenmanagement?
Unter Electronic Document Management (EDM) beziehungsweise elektronischem Dokumenten-Management versteht man die elektronische Verwaltung verschiedener Arten von Dokumenten in einem Unternehmen mit Computerprogrammen.
Wie funktioniert ein Dokumenten-Management-System?
Ein DMS speichert alle eingehenden Dokumente in einem zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbaren Archiv. Die Metadaten der Dokumente oder Dateien werden in einer Datenbank hinterlegt. Zu den Metadaten gehören etwa das Erstellungsdatum, die Art des Dokuments, zugeordnete Schlagworte und der enthaltene Text.
Warum sollte man ein DMS erwerben?
Nicht nur die Einfachheit und Sicherheit ist Grund für Unternehmen, ein DMS zu erwerben. Die gesetzliche Verpflichtung elektronische Dokumente zu speichern – beispielsweise Rechtsvorschriften im Bereich der Archivierung – kann Grund genug sein, um sich ein DMS anzuschaffen.
Was ist ein DMS-System?
Indem Sie ein DMS-Systems verwenden. Ein DMS (Dokumenten Management System) ist ein EDV-System zur Aufzeichnung, Abrufung, Verwaltung, Speicherung, Schutz und Wiedergabe aller relevanten Dateien innerhalb Ihrer Organisation. Dazu gehören Dokumente wie E-Mails, Webseiten, Word-Dokumente, Videos, PDFs und mehr.
Wie findet sich die DMS-Software zurecht?
DMS-Software findet sich mit einer zunehmenden Vielzahl von Dateitypen zurecht. Dokumente kommen aus den verschiedensten Systemen und haben daher ein anderes Format, das auch überholt sein kann. Indem Dateien (automatisch) konvertiert werden, macht die DMS-Software die Dokumente nicht nur sichtbar, sondern auch anwendbar.
Wie hoch sind die Kosten eines DMS?
Die Kosten eines DMS hängen sehr stark vom Lizenzmodell des Anbieters ab. Einzelplatzlösungen kosten in der Regel rund 100 Euro, Netzwerklösungen können sehr schnell recht kostspielig werden und mit mehreren Hundert Euro zu Buche schlagen. Wie importiere ich Dokumente in ein DMS?