Funktionsweise und Eigenschaften von SAP Human Capital Management (HCM) / SAP Human Resources (HR)
Die Personalwirtschaft spielt in jedem Unternehmen eine große Rolle. Insbesondere dann, wenn es mehrere Abteilungen und entsprechend viele Mitarbeiter gibt, gestaltet sich das Management des Personals oft schwierig. Diese ist für die Weiterentwicklung eines Betriebs allerdings enorm wichtig. Viele Unternehmer wünschen sich daher eine Möglichkeit, alle nennenswerten und relevanten Personaldaten an einem Ort verwalten zu können. Möglich ist das mit sogenannten Personalwirtschaftssystemen.
Eines der beliebtesten und bekanntesten Systeme ist SAP HCM – früher auch bekannt als SAP HR. Deshalb erklären wir Dir in diesem Beitrag, welche Bereiche SAP HCM abdeckt, wie die Software funktioniert, wie Du das System für individuelle Zwecke einsetzen kannst und natürlich auch, welche Besonderheiten dieses System gegenüber anderen Programmen aufweist.
Was ist SAP HCM / SAP HR?
SAP HCM ist ein integriertes Personalmanagementsystem. Das Unternehmen hinter diesem System ist SAP, ein Softwareentwickler mit Sitz in Waldorf. Es gilt nach seinem Umsatz in Europa als größter Softwarehersteller – weltweit belegt es hingegen den vierten Platz. Zu seinen Produkten zählt unter anderem ERP-, SCM– und CRM-Software, aber eben auch das Human Capital Management System SAP HCM.
Dieses bildet die Hierarchiestrukturen des Unternehmens ab und bündelt somit alle Aspekte, die für das Personalmanagement relevant sind:
- Abrechnung (Reisen, Gehälter)
- Stammdatenverwaltung
- Bewerberverwaltung
- Mitarbeiterentwicklung (Bewertungen)
Doch das ist noch lange nicht alles. SAP HCM verbindet die Personalverwaltung und die Personalführung mit Bereichen der Genehmigungsprozesse und Beantragungsprozesse. Diese sind über mehrere Stufen in einzelnen Untermodulen integriert.
Die enge Verknüpfung und die digitale Abbildung der Unternehmensstruktur durch die Software sorgen dafür, dass Du als Unternehmer alle enthaltenen Abläufe sowie die von der Hierarchie abhängigen Vorgänge automatisch abwickeln kannst.
Da sich Unternehmen in ihrem Aufbau und ihrer Struktur doch teils stark unterscheiden, hast Du mit SAP HCM zudem die Möglichkeit, Teilmodule und Funktionalitäten in Dein System zu integrieren.
Wie funktioniert SAP HCM /HR?
Die genaue Funktionsweise von SAP HCM hängt natürlich von Deinen Ansprüchen an die Software und denen Deines Unternehmens ab. Essenziell ist allerdings die Stammdatenverwaltung. So werden nach der Einrichtung der Software alle Stammdaten der Mitarbeiter in das System eingetragen. Sie sind essenziell für die Verwendung anderer Teilmodule. Nun kannst Du Dich um die weitere Datenerfassung kümmern und Dir einen Überblick über die SAP Module verschaffen, die Du zusätzlich verwenden möchtest.
Nachdem das System eingerichtet ist, wirst Du Dir innerhalb der verschiedenen Module bereits einen genauen und vor allem einen strukturierten Überblick über die verschiedenen Bereiche verschaffen können. Kommen nun etwaige Datensätze hinzu, müssen diese von Deiner Personalverwaltung nur entsprechend in das System eingegeben werden. Anders als bei der manuellen Personalverwaltung müssen die Daten allerdings nur ein einziges Mal eingegeben oder verändert werden. Die Änderung wird dann sofort in alle andere Bereiche übertragen. So kannst Du Dir über die Aktualität der Datensätze immer sicher sein.
Eigenschaften und Besonderheiten von SAP HR / HCM
SAP HCM zeichnet sich durch effizientes Personalmanagement aus. Die Software verknüpft alle erdenklichen Bereiche der Personalverwaltung miteinander und ermöglicht somit die Verringerung des Arbeitsaufwands, wenn es um Personalfragen geht. Dies betrifft somit nicht nur die Gehaltsabrechnungen, Abwesenheiten und Urlaubsanträge, sondern auch die Verwaltung der Bewerber, den Abgleich von Personalstammdaten mit diversen zu besetzenden Stellen und die Planung von Veranstaltungen. Die komplexen Anwendungen innerhalb der Software lassen sich dank der strukturierten und durchdachten Benutzeroberfläche sehr leicht bedienen und sorgen so für Kosten-, Zeit- und Personaleinsparungen.
Wie kann ich SAP HR / HCM nutzen?
Der Nutzen von SAP HCM kommt mit den Teilmodulen. Sie entscheidend darüber, ob die Software auch in Dein Unternehmen und zu Deinem Personalcontrolling passt. Deshalb geben wir Dir nun eine detaillierte Übersicht über die wichtigsten Module – angefangen bei den Hauptbestandteilen.
PA: Personaladministration
Hierbei handelt es sich um die zentrale Anlaufstelle für alle SAP HCM Bestandteile. So befinden sich hier alle Stammdaten. Zudem lassen sich die einzelnen Einträge zeitlich zuordnen, was für eine klare Übersicht sorgt. Der Sinn hinter diesem Bestandteil ist vor allem eine effektive Stammdatenpflege und damit eine Reduzierung des Personals, das sich mit der Pflege befasst.
PY: Personalabrechnung
Personalabrechnungen sind ein essenzieller Teil des Unternehmens. So lassen sich in SAP HCM im Bereich PY alle gehaltsrelevanten Informationen wie etwa die Arbeitszeiten, die Tarife, diverse Sonderzahlungen und die Abwesenheiten abfragen und verarbeiten.
Darüber hinaus sind hier diverse Simulationsläufe möglich. Diese ermöglichen die Korrektur noch vor dem echten Abrechnungslauf und sichern so die Richtigkeit der Daten.
PT: Personalzeitwirtschaft
Umsetzbar im Bereich PT ist nicht nur die Terminalverwendung und die Selbstpflege der Arbeitszeiten, sondern auch das zentrale Person-/Zeitmanagement. Wofür Du Dich entscheidest, liegt ganz bei Dir. Zur Auswahl steht Dir als Zeitmanager etwa ATOSS Zeitwirtschaft. Dieses steigert den Automatisierungsgrad und ermöglicht die direkte Speicherung aller Zeiten direkt im System. Wenn Du Deinen Mitarbeitern hingegen ermöglichen möchtest, dass sie selbstständig Korrekturen vornehmen oder das Abfeiern von Überstunden beantragen können, eignet sich zusätzlich der Employee Self Service. So ersparst Du Dir und Deiner Personalverwaltung einen enormen Aufwand.
PB: Personalbeschaffung
Einen zentralen Punkt für den Erfolg eines Unternehmens spielt unweigerlich die Personalbeschaffung und natürlich auch das Nachwuchsmanagement. Auch das wird von SAP HCM vereinfacht. Das System unterstützt die zentrale Pflege der Vakanzen, die Übertragung von Tätigkeitsbeschreibungen ins Internet und die Stammdatenpflege durch die Bewerber selbst.
OM: Organisationsmanagement
Als Grundlage für das oben genannte Nachwuchsmanagement und Bewerbermanagement dient der Bereich OM. Hier lässt sich die gesamte Unternehmensorganisation abbilden und verschiedene Versionen und Szenarien deines Unternehmens intuitiv durchführen.
PE: Veranstaltungsmanagement
Die Mitarbeiter Deines Unternehmens besuchen regelmäßig Fortbildungen und auch die Ausrichtung von Veranstaltungen für externe Unternehmen sind für Dich keine Seltenheit? Dann ist das in SAP HCM integrierte Veranstaltungsmanagement womöglich genau das Richtige für Dich. Erstelle einen Veranstaltungskatalog, in dem du die benötigten Räume, die Dozenten und andere Details hinterlegen kannst. Auch die Annahme neuer Anmeldungen ist hier möglich. Nach einer Veranstaltung wird darüber hinaus die Rechnungserzeugung für die Kunden und die Kostenstellenzuordnung unterstützt.
Da alle Haupt- und Teilmodule miteinander verknüpft sind, können die erworbenen Qualifikationen, die der jeweiligen Veranstaltung zugewiesen sind, direkt in die Personalstammdaten übernommen werden.
Talentmanagement
Das Talentmanagement beziehungsweise die Personalentwicklung ist im SAP HCM modulübergreifend. Darüber hinaus finden sich hier weitere Einzelbestandteile, etwa:
- LSO: Learning Solution
- PEM: Performancemanagement
So ist der Abgleich der zu besetzenden Positionen und der Vakanzen mit den derzeitigen Mitarbeitern und den Qualifikationen einzelner Bewerber möglich. So lassen sich für die Mitarbeiter individuelle Förderungspläne erstellen und Zielvereinbarungen schaffen.
Das Ziel des Talentmanagements ist also die optimale Besetzung von Stellen, konsequente Förderung und Motivation der Mitarbeiter.
Was kann ich mit SAP HR / HCM für einen Nutzen ziehen?
In der heutigen Zeit lassen sich viele Unternehmensvorgänge digitalisieren. Das hat in den meisten Fällen klare Vorteile – so auch im Fall von SAP HCM. Ohne ein solches Personalmanagementsystem beschränkt sich die Arbeit der Personalabteilung in der Regel auf die administrativen Tätigkeiten. Die manuelle Erfassung von Zeiten, die permanente Pflege der Stammdaten und das Einreichen von Urlaubsanträgen in Papierform sind nur einige Beispiele. Das kostet meist jede Menge Zeit. Das soll HCM ändern. Nun werden für die wesentlichen Personalprozesse keine Aktenschränke mehr benötigt, Mitarbeiter müssen für die Beantragung von Urlaubstagen lediglich den Browser öffnen, den Antrag online einreichen und darauf warten, dass Du als ihr Vorgesetzter im Portalbereich auf “Genehmigen” klickst. Diese Zeiteinsparung ist natürlich auch bei vielen verwaltungsintensiven Aufgaben sichtbar.
Darüber hinaus sind die Teilmodule untereinander verknüpft. So müssen die Stammdaten nur ein einziges Mal eingegeben werden und können anschließend für alle Funktionen genutzt werden. So erfolgt auch die Pflege der Stammdaten ausschließlich an einem Ort. Die Zeiteinsparungen, die sich daraus ergeben, können nun in andere Bereiche Deines Unternehmens investiert werden.
Was Du mit SAP HCM also als Nutzen ziehst, sind unter anderem folgende positive Aspekte:
- Abbildung aller Human Ressource Prozesse
- Zeitersparnis
- Fokus liegt auf strategischen Personalthemen
- Daten sind transparent
- Datensätze sind konsistent
- Änderungen in den Daten sind dank Historisierung immer nachvollziehbar
- Mitarbeiterentwicklung lässt sich effektiver gestalten
- Personalabrechnung kann teilautomatisiert werden
- korrekte Zeiterfassung durch die Mitarbeiter möglich
- andere SAP Module können ohne Weiteres integriert werden
Fazit
SAP HCM erleichtert die Personalverwaltung in einem Unternehmen ungemein. So müssen Datensätze lediglich einmal angelegt und gegebenenfalls auch nur in einem Dokument verändert werden. Das spart Zeit und Personalkosten im Bereich der Personalverwaltung. Die vielen verschiedenen Module und Funktionen von SAP HCM bereichern den Unternehmensalltag und ermöglichen ein effektiveres Arbeiten, indem sie den Verwaltungsaufwand reduzieren.