Was sind Registraturpläne?
Ein Registraturplan ist eine hierarchische Ordnungsstruktur für die Ablage einer Institution. Er definiert die Aktenablage und die Aktenführung.
Warum Registratur?
Wofür ist eine Registratur zuständig? Sie ist nicht nur für die Führung des Aktenverzeichnisses sowie deren Vergabe von Aktentitel und Aktenzeichen verantwortlich, sondern auch für die Inhaltsverzeichnisse der einzelnen Akten.
Was ist ein Aktenverzeichnis?
Ein Aktenverzeichnis dient der Erfassung von Verwaltungs-Schriftgut und listet unter einem einheitlichen Metadaten-Schema alle vorhandenen Akten auf. Diese Auflistung kann in analoger Form (traditionelles Findbuch etc.) oder digitaler Form (Datenbank mit entsprechender Suchfunktionalität etc.)
Warum in Registratur arbeiten?
Die Registraturdatenbank eignet sich hervorragend als Baustein des betriebseigenen Wissensmanagements und kann auch in ein Data Warehouse einbezogen werden. Für die Strukturierung der Registratur (Ablage) kann der gute alte Aktenplan von großem Nutzen sein.
Was ist eine Arbeitsplatzregistratur?
In vielen Betrieben gibt es Arbeitsplatzregistraturen, also eine Ablage direkt am Arbeitsplatz, damit Sie wichtige Akten immer zu Hand haben. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, diese anzulegen. Arbeitsplatzregistratur – bringen Sie Ordnung ins Chaos.
Wann ist der Einsatz eines Aktenplans sinnvoll?
Unter einem „Aktenplan“ versteht man die systematische Ordnung des gesamten Schriftgutes einer Behörde, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation – also der Akten. Der Aktenplan wird aber auch immer dann wichtig, wenn Dokumente nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters noch gefunden und genutzt werden müssen.
Welche Aktenpläne gibt es?
Die Aktenpläne der deutschen Bundesbehörden sind meist in:
- Hauptgruppen oder Obergruppen (z. B. S für Bundes- und Landessteuern, P für Personal.
- Gruppen (z. B. S 0 Abgabenordnung 1977; Steuerberatungsrecht)
- Mittelgruppen (z. B. S 01 Einleitende Vorschriften; Steuerschuldrecht)
- Untergruppen (z. B.
Warum gibt es wertstufen?
Die Wertstufen von Schriftstücken können eine Aussage darüber treffen, ob oder wie lange Schriftgut aufbewahrt werden muss. Schriftstücke können in die Wertstufen Tageswert, Prüfwert, Gesetzeswert und Dauerwert eingeteilt werden.