Warum ist eine Ablage wichtig?
Ohne ein sinnvolles Organisationskonzept für Ihre Ablage werden Sie sehr schnell von der Informationsflut überschwemmt. Die Platzreserven in Ihrem Büro werden knapp, die Übersicht wird immer schlechter, und immer öfter müssen Sie – zusätzlich zu Ihrer eigentlichen Arbeit – zeitraubende „Ausmistaktionen“ durchführen.
Was bedeutet Ablage im Büro Kontext?
Das bedeutet, Sie definieren einen Ort, an dem Sie alle Unterlagen, die Aufgabe und alle damit verbundenen Dokumente und Informationen, ablegen.
Was gehört zur Ablage?
Alles, was nicht weggeworfen, delegiert oder bearbeitet werden kann, gehört in die Ablage. Sammeln Sie jedoch nicht alles in einem Korb, sondern achten Sie darauf, dass jedes Dokument sofort an seinen korrekten Ablageort gelangt (z.B. aktuelle Ablage, Archiv usw.).
Wie richtig Ablage machen?
- Die Namen Ihrer Unterlagen sollten in der Ablage immer gleich geschrieben werden.
- Ein Dateiname muss nicht immer aus einem Wort bestehen, viel wichtiger ist, dass der Dateiname sofort erkennen lässt, worum es geht.
- Sprechen Sie die Logik Ihrer Ablage mit Ihren Kollegen und Ihrer Stellvertretung ab.
Welche Arten der Ablage gibt es?
Drei Arten der Papierablage
- liegende Ablage – die Dokumente werden liegend, z. B. übereinander (gestapelt) abgelegt (in Mappen, Sammlern etc.)
- hängende Ablage – die Dokumente hängen, z. B.
- stehende Ablage – die Dokumente „stehen“ im entsprechenden Schriftgutbehälter, z. B.
Welche Möglichkeiten der Ablage gibt es?
Ablagesysteme: Arten
- Ablagesysteme: Regale und Schränke.
- Ablagesysteme: Hängemappen.
- Ablagesysteme: Dokumente und Dokumentenablagen.
- Ablagesysteme: Post und Briefe.
- Ablagesysteme: digital oder Papier.
- An Dreierregel halten.
- Austauschen statt Aufstocken.
- Zwischendurch-Regel.