Wie funktioniert die digitale Personalakte?
Das Prinzip der digitalen Personalakte funktioniert kaum anders als die klassische Papier-Personalakte – bloß ohne Papier. Personaldokumente der Mitarbeiter werden, optimalerweise automatisiert, in ein digitales Dokumentmanagementsystem eingepflegt und dort zentral verwaltet.
Welche Vorteile hat eine elektronische Personalakte?
Digitale Personalakten unterstützen das Unternehmen bei der sicheren Aufbewahrung von Informationen und Dokumenten und bei der revisionskonformen Langzeitspeicherung für Akten und Dokumente. Höchste Datensicherheit entsteht durch die konkrete Vergabe von Zugriffsrechten und der Speicherung in revisionssichere Archive.
Was kostet digitale Personalakte?
Die automatische Ablage von elektronischen Dokumenten (z. B. die monatliche Gehaltsabrechnung) spart inkl. Druckkosten 12.000 Euro ein und die Einsichtnahme von Mitarbeitern oder Führungskräften kosten das Unternehmen 8.000 Euro pro Jahr.
Was muss eine digitale Personalakte können?
Eine digitale Personalakte besteht aus sämtlichen Daten und schriftlichen Unterlagen eines Arbeitnehmers, die für das Beschäftigungsverhältnis wichtig sind. Sie ist also im Grunde nichts anderes als eine klassische Personalakte, die elektronisch erfasst wird und ohne Papierdokumente auskommt.
Was darf in die digitale Personalakte?
Was gehört in eine digitale Personalakte?
- Bewerbungsunterlagen.
- Arbeitsvertrag.
- Abmahnungen (können nach bestimmter Zeit gelöscht werden)
- Besondere Vereinbarungen.
- Schriftwechsel.
- Angaben zur Sozialversicherung.
- Krankenkasse.
- Steuerunterlagen.
Was gehört nicht in die Personalakte?
Ohne ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers sollten sich weder Listen über seine Krankheitstage und Abwesenheit befinden noch psychologische Gutachten. Weitere Informationen, die nicht in die Personalakte gehören: Facebook oder weitere Social-Media Profile. Ärztliche Unterlagen.