Welche gesetzliche Regelung schreibt das Archivieren von Belegen vor?
In § 147 AO ist festgehalten, dass eine Archivierung aller Handels- und Geschäftsbriefe als E-Mail für 6 Jahre erfolgen muss.
Was darf digital archiviert werden?
Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
Wie muss die elektronische Archivierung von Belegen erfolgen?
Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
Sind digitale Archivierungen gesetzlich geregelt?
Diverse gesetzliche Vorschriften (u.a. gdpdu, GOB, GOBS, …) zur elektronischen Archivierung lassen sich in 10 Grundsätzen zusammenfassen: Jedes Dokument muss gemäß seiner gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt werden. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins oder im Archiv selbst verloren gehen.
Wie müssen Kostenbelege aufbewahrt und geordnet werden?
6.1 Belege müssen geordnet aufbewahrt werden B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren.
Wie müssen E Mails archiviert werden?
E-Mails müssen nur archiviert werden, wenn es sich dabei um einen Geschäfts- bzw. Handelsbrief handelt oder diese einen steuerlichen Bezug haben. So müssen unter anderem E-Mails mit den Inhalten von Handelsbüchern, Inventaren, Jahresabschlüssen oder auch Buchungsbelegen zwingend archiviert werden.