Wer bekommt XRechnung?
April 2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber elektronische Eingangsrechnungen in einem Standard, der den EU-Vorgaben entspricht, empfangen (und eigentlich auch elektronisch weiterverarbeiten) können. In Deutschland wurde für ebendiesen Zweck das Format XRechnung entwickelt.
Für wen gilt XRechnung?
XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen etabliert und insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet wird.
Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?
Wie bereits erläutert, müssen elektronische Rechnungen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem der Eingang erfolgte. Folglich genügt es nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Was digital in das Unternehmen gelangt, benötigt auch eine digitale Archivierung.
Was ist bei E-Rechnungen zu beachten?
Die E-Rechnung muss in einem elektronischen Format (wie dem PDF-Format) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden. Die elektronische Rechnung muss für einen Menschen lesbar sein. Die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung muss garantiert sein (beispielsweise durch ein internes Kontrollverfahren).
Auf welche gesetzlichen Grundlagen stützt sich die E-Rechnung in Deutschland?
Mit dem sogenannten E-Rechnungsgesetz werden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umgesetzt. Das E-Rechnungsgesetz schafft damit eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber des Bundes.
Welches Format XRechnung?
Das XRechnung-Format Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML basiertes Rechnungsformat. Hier gibt es keinen für den Menschen lesbaren Teil. Die XRechnung ist das Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund (oder den Bundesbehörden).
Wie müssen Belege archiviert werden?
Nach der Buchung des Belegs ist dieser noch mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Daher müssen Unternehmen alle Belege in einem Archiv hinterlegen. Dies darf heute in Papierform oder elektronisch erfolgen. Unter der digitalen Archivierung versteht man die Aufbewahrung des Dokumentes in elektronischer Form.
Können Rechnungen digital aufbewahrt werden?
Denn elektronische Rechnungen und Belege müssen in jedem Fall elektronisch archiviert sein. Konkret bedeutet das: Eine elektronische Rechnung auszudrucken und abzuheften, ist keine korrekte Archivierung! Was digital in das Unternehmen gelangt, benötigt auch eine digitale Archivierung.