Was ist ein ECM System?
Einfach ausgedrückt, hat ein Enterprise Content Management (ECM) die Aufgabe, den Dokumentenfluss im Unternehmen zu digitalisieren und zu automatisieren. Dazu gehören Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung der Dokumente, bis hin zur digitalen Signatur.
Wie funktioniert ECM?
Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stellen.
Wie kann ich eine ECM-Software nutzen?
Ein Enterprise Content Management System (ECM) kann die Effizienz in Unternehmen deutlich verbessern, Kosten reduzieren und die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden erhöhen. Neben dem Einsatz in der Buchhaltung kann eine ECM-Software aber auch in allen anderen Abteilungen eines Unternehmens relevante Mehrwerte bringen.
Welche Vorteile bietet ein ECM-System im Unternehmen?
Ein ECM-System bietet für nahezu alle Abteilungen im Unternehmen einen Mehrwert. Die Vorteile werden bei den unterschiedlichen Bereichen und in den einzelnen Abteilungen im Unternehmen auf verschiedene Weise sichtbar, haben aber eines gemeinsam: Digitale Dokumente verbessern und erleichtern die Arbeit und senken Kosten.
Welche Komponenten sind wichtig für ein ECM?
Damit ein ECM seine Funktionen zur Verfügung stellen kann, sind verschiedene Software-Bestandteile wichtig. In Kombination ergeben diese verschiedenen Teile ein effektives Verwaltungssystem für Dokumente. Neben dem Archivierungs-System (DMS) spielen auch noch Input- und Output-Management eine Rolle. Ebenso Web-Content-Management-Systeme.
Wie hilft ein ECM bei der Bearbeitung von Rechnungen?
Ein ECM hilft also bei der Bearbeitung, Begleichung, Ablage und Archivierung von ein- und ausgehenden Rechnungen. Die Zuverlässigkeit bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten steigt. Alle Vorgänge, die beim Zahlungsverkehr stattfinden, sind wesentlich transparenter und effektiver nachvollziehbar.