Was gehört zur Archivierung?
Definition: Was ist digitale Archivierung? Generell meint die digitale Archivierung eine Speicherung von Dokumenten auf einem computerbasierten digitalen Datenträger. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln.
Ist E-Mail-Archivierung Pflicht?
Laut § 238 Abs. 2 HGB muss jede Mail, die einem Handelsbrief entspricht, archiviert werden. Als Handelsbrief werden alle E-Mails verstanden, die der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens dienen. Weiterhin unterliegen nach § 147 AO auch alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug der Archivierungspflicht.
Warum sollte das Archivieren von Dokumenten wichtig sein?
Allerdings empfinden viele Unternehmen das Archivieren von Dokumenten als unschönes Thema, da die meisten Aufbewahrungsfristen bei zehn Jahren liegen und dementsprechend sämtliche Dokumente und Belege für eine lange Zeit gelagert und archiviert werden müssen. Akten und Dokumente müssen archiviert werden.
Welche Richtlinien gibt es beim Archivieren und Aufbewahrungen?
Sämtliche Richtlinien, die es beim Archivieren und den Aufbewahrungsfristen gibt, müssen den Zuständigen klar kommuniziert werden. Die Dokumente müssen unverändert archiviert werden. Maxime Werner, Business Development Manager bei ScanProfi.
Welche gesetzlichen Grundlagen sind in Bezug auf das Archivieren elektronischer Daten?
Die gesetzlichen Grundlagen in Bezug auf das Archivieren elektronischer Daten sind zum einen die Gesetze zur Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen und zum anderen die Grundsätze einer ordnungsmäßigen Buchführung (GoB), die vor allen Dingen für Unternehmen und Selbstständige relevant sind.
Was ist wichtig beim Archivieren von E-Mails und elektronischen Dokumenten?
Wichtig beim Archivieren von E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten ist, die betreffenden Dokumente gegen den unberechtigten Zugriff Dritter oder gegen Verlust zu schützen. Auch das nachträgliche Verändern der E-Mails und Dokumente darf nicht möglich sein.