Die besten Zeitmanagement-Apps

Dieser Helfer führen zu mehr Produktivität

Ein gutes Zeitmanagement ist für höchstmögliche Effizienz und Produktivität das A und O. Durch die passenden Zeitmanagement-Apps und eine gute Strukturierung sowie Fokussierung lässt sich Zeitdruck vermeiden.

Jeder Tag hat 24 Stunden, unabhängig davon, wie viele Termine und Aufgaben im Kalender stehen. Trotzdem entsteht vor allem an einzelnen Tagen das Gefühl, dass die Zeit einfach nicht reicht. Es baut sich infolgedessen ein unangenehmer Zeitdruck auf, der wiederum die eigene Produktivität und Effizienz spürbar minimiert.

Das erste Ziel für mehr Effizienz muss es also sein, Zeitdruck zu vermeiden. Unter Zeitdruck fällt es schwer klar zu denken. Die Arbeitsweise wird hektisch und das sorgt wiederum schnell für Fehler oder fehlende Präzision. Darunter leiden wiederum vor allem die eigenen Ergebnisse. Aufgrund der fehlenden Effizienz passiert es zudem häufig, dass Termine nicht eingehalten und verschoben werden müssen. Das ist gerade bei zeitsensiblen IT-Projekten besonders gefährlich.

Tag und Aufgaben in verschiedene Zeiträume einteilen

Häufig reicht schon ein kurzer Blick in den Kalender aus, um hektisch zu werden. Steht dort ein Termin nach dem anderen ohne klare Zeitvorgabe, neigt der Mensch dazu, Aufgaben vor sich herzuschieben. Dadurch ist ein konsequentes Arbeiten an einer Aufgabe nicht möglich. Die Effizienz nimmt infolgedessen ab.

Um genau das zu vermeiden, ist es sinnvoller den Tag gezielt aufzuteilen. Dabei sollte jede anstehende Aufgabe erfasst und ein Zeitfenster definiert werden. Dadurch ergeben sich zwei Vorteile: Zum einen wird so ersichtlich, dass die vorhandene Zeit reicht, um die anfallenden Aufgaben zu erledigen. Zum anderen zeigt sich ein klares Ziel vor Augen.

Durch die Aufteilung des Tages in verschiedene Zeiträume entsteht zudem kein unnötiger Druck. Wichtig ist es, sich vor Augen zu halten, dass es kein Problem ist, wenn eine Aufgabe einmal ein wenig länger dauert. Insgesamt trägt die konsequente Aufteilung in verschiedene Zeiträume dazu bei, dass konzentrierter an einzelnen Aufgaben gearbeitet wird.

Für eine höchstmögliche Effizienz kann ein konsequentes Selbstmanagement helfen. Hierfür gibt es verschiedene Methoden wie zum Beispiel die S.M.A.R.T. Methode, die dabei hilft, Gedanken und Ideen zunächst im Allgemeinen zu erfassen, um sie später zu ordnen.

Bewusst Freiraum schaffen

Zeit vergeht immer gleich schnell, auch wenn die Wahrnehmung bei Stress anders ist. Gerade wenn ein IT-Projekt in die finale Phase geht und das Stresslevel steigt, entsteht häufig eine verzerrte Zeitwahrnehmung. Dadurch nimmt der Stress wiederum zu. Körper und Geist brauchen aber auch in zeitsensiblen Phasen Freiraum, um abzuschalten und Energie zu tanken.

Deswegen ist es besonders wichtig, dass nicht jede freie Minute bis zum Schluss verplant, sondern bewusst Freizeit geschaffen wird. Auch wenn die Deadline von IT-Projekten naht, sollten Laptop, Smartphone und Co nicht mit ins Bett genommen werden. Dem Körper fällt es dann schwerer zur Ruhe zu kommen und die Schlafqualität nimmt spürbar ab.

Apps können beim Zeitmanagement helfen

Effizientes und durchdachtes Zeitmanagement müssen heute nicht mehr auf dem Papier erfolgen. Die Zeiten, in denen hektisch in einem Kalender geblättert und Termine gesucht werden, sind längst vorbei. Stattdessen sollte der moderne Fokus auf Zeitmanagement-Apps liegen. Diese lassen sich auf allen möglichen Endgeräten nutzen und sorgen dafür, dass Termine nicht aus den Augen verloren werden.

Zeitmanagement Apps haben vor allem eine Aufgabe: Sie animieren den Anwender dazu, den eigens geschaffenen Zeitplan auch wirklich einzuhalten. Im Vergleich zu einem normalen Kalender sind sie deutlich kompakter und meistens auch einfacher zu bedienen. Hierfür erfassen die Apps alle wichtigen Aufgaben und Termine.

Trotzdem ersetzen sie keineswegs einige manuelle Handgriffe. So müssen Aufgaben auch weiterhin von Hand nach Deadline priorisiert werden. Trotz vielfältiger Funktionen können die Zeitmanagement-Apps nicht alle wichtigen Facetten abdecken. Daher gibt es Zeitmanagement-Apps, die den Fokus bewusst auf die To-Do-Listen legen, bei anderen steht dagegen der Kampf gegen mögliche Zeitfresser im Vordergrund.

Drei bekannte Zeitmanagement-Apps mit unterschiedlichen Vorzügen

Die Auswahl an Zeitmanagement-Apps ist riesig und so fällt es schwer, sich für eine der vielen Anwendungen zu entscheiden. Meistens haben die Apps ganz unterschiedliche Fokussierungen. Im Folgenden finden sich drei Apps, die sich durch unterschiedliche Funktionen und eine einfache Handhabung auszeichnen:

• Todoist: Die App Todoist vereint die Vorzüge von mobilen Anwendungen mit einer guten Übersichtlichkeit. Sie dient vor allem der Erfassung von einzelnen Aufgaben, wobei diese anschließend auch in To-Do-Listen erfasst und ausgestaltet werden können. Zu den Raffinessen der App zählt die Kalenderfunktion. So können To-Do-Listen von Anfang an zeitlich aufgeteilt und besser erfasst werden. Damit lässt sich vor allem aufwendiges Nacharbeiten vermeiden.
• Habitica: Auch mit einer guten Zeitmanagement-App fällt es manchmal schwer, konzentriert zu arbeiten und die eigenen Deadlines zu verfolgen. Damit die Freude auch bei zähen IT-Projekten nicht verloren geht, gibt es die App Habitica. Diese Anwendung hilft dabei, klassische To-Do-Listen durch einen Avatar zu ersetzen. Dieser Avatar kann in der App nach Belieben gestaltet werden. Immer wenn ein Punkt erledigt ist, wird der Avatar dafür belohnt. So führt der volle Terminkalender quasi von einem Level ins Nächste. Fehlende Abschlüsse fallen nicht unter den Tisch, sondern sorgen dafür, dass Punkte verloren gehen.
• Chaos Control: Eine App, die nicht nur berufliche, sondern auch private Aufgaben erfasst und dazu beiträgt, dass Termine nicht vergessen werden, ist die Anwendung Chaos Control. Chaos Control ist so gestaltet, dass sie tatsächlich alle Aufgaben problemlos erfasst. Sie ermöglicht eine gute und nachhaltige Terminplanung und bietet zudem die Option klare Ziele festzuhalten. Eine Besonderheit ist die Chaos-Box. Hier lassen sich zunächst sämtliche Ideen erfassen und schließlich gezielt den einzelnen Aufgaben zuordnen.

Regelmäßig Pausen schaffen

Die Anwendung einer guten Zeitmanagement-App ist die eine Seite für erfolgreiche IT-Projekte. Regelmäßige Pausen sind die andere. Programmierarbeiten setzen eine hohe Konzentration voraus. Das menschliche Gehirn kann aber nur über einen gewissen Zeitraum hochkonzentriert arbeiten und braucht danach eine Pause. Diese Pause muss nicht immer lang sein. Häufig reichen schon fünf Minuten aus.

Daher ist es ohne Zweifel sinnvoll, eine Zeitmanagement-App mit einer guten Selbstmanagement-Methode zu vereinen. Für IT-Experten, allen voran Freelancer hat sich insbesondere die Pomodoro-Technik als besonders hilfreich und effizient erwiesen. Sie beruht auf dem Gedanken, bewusst Pausen von fünf Minuten in den Tag einzuplanen. Dabei empfiehlt diese Methode einen Wechsel von 25 Minuten hoch konzentriertem Arbeiten und fünf Minuten Pause.

Diese kurze Pause reicht aus, um die Energiereserven aufzuladen. Gerade bei dieser Methode ist es wichtig, die Zeit genau zu erfassen und sich auch an den Rhythmus zu halten. Eine enorme Hilfe können hier die unterschiedlichen Zeitmanagement-Apps sein.

Es gibt natürlich auch IT-Projekte, bei denen einzelne Aufgaben zeitintensiver sind. Deshalb ist diese Technik nicht unbedingt für jede Fachkraft die beste Wahl. Eine gute Alternative kann dann der Arbeitsrhythmus 52-17 sein. In diesem Fall wird eine Arbeitseinheit von 52 Minuten eingeplant, auf die dann eine ausgiebige Pause mit einer Dauer von 17 Minuten folgt.

Zeitfresser ausmachen und beseitigen

Wichtig ist für ein gutes Zeitmanagement, seine eigenen Zeitfresser zu kennen. Zeitfresser kann es sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld geben. Um diese herauszufinden, ist es wichtig, zu analysieren, für was die Zeit genutzt wird. Gerade im IT-Bereich, in dem permanent mit moderner Technik gearbeitet wird, fällt es leicht, sich ablenken zu lassen, um beispielsweise mit Smartphone oder Tablet zu surfen.

Auch wenn der Blick auf die Nachrichtenseite vielleicht nur fünf Minuten braucht, ergeben sich dadurch beeindruckende Zeitfresser. Gerade wenn diese Form der Ablenkung dann vier- oder auch sechsmal pro Tag überhandnimmt, wird schnell eine halbe Stunde verschenkt. Diese 30 Minuten reichen für eine weitere intensive Arbeitseinheit aus. Noch deutlicher ist dieser Zeitfresser beim Blick auf mehrere Tage. Aus einer halben Stunde werden in einer Arbeitswoche schnell 2,5 Stunden. In einem Monat wird daraus schnell ein ganzer Arbeitstag.