Warum ist eine Personalakte wichtig?
Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen; sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben.
Was muss alles in einer Personalakte sein?
Definition. Für den öffentlichen Dienst gilt die Definition einer Personalakte nach § 106 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz. Danach gehören zu einer Personalakte „alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, (…), soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen“.
Was ist für den Datenschutz von Personaldaten relevant?
Für den Datenschutz von Personaldaten ist § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG-neu relevant. Aus diesem gesetzlichen Datenschutz für Arbeitnehmer ergibt sich, dass der Arbeitgeber nur jene personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und nutzen darf, die notwendig sind, um ein Beschäftigungsverhältnis aufzunehmen, zu beenden oder durchzuführen.
Welche personenbezogenen Daten fallen unter den Begriff personenbezogene Daten?
„Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten (…), die die Angabe der Uhrzeit, zu der ein Arbeitnehmer seinen Arbeitstag beginnt und beendet, sowie der Pausen bzw. der nicht in die Arbeitszeit fallenden Zeiten enthalten, fallen unter den Begriff personenbezogene Daten (…)“.
Welche personenbezogenen Daten dürfen Arbeitnehmer verarbeiten?
Aus diesem gesetzlichen Datenschutz für Arbeitnehmer ergibt sich, dass der Arbeitgeber nur jene personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und nutzen darf, die notwendig sind, um ein Beschäftigungsverhältnis aufzunehmen, zu beenden oder durchzuführen. Unternehmen dürfen beispielsweise folgende Personaldaten verarbeiten:
Warum sind personenbezogene Daten eine heikle Angelegenheit?
Aus Sicht des Datenschutzes ist der Umgang mit personenbezogenen Daten eine heikle Angelegenheit. Diese Daten erlauben in besonderer Weise die Identifikation einer bestimmten Person und lassen auch Rückschlüsse auf die Lebensführung zu (vgl. Besonders schützenswürdige personenbezogene Daten).