Was ist die elektronische Akte?
Die E-Akte Bund bietet die Grundlage für rechtskonformes elektronisches Registrieren und Verwalten von aktenrelevantem Schriftgut. Mit ihrer Hilfe soll die rechtssichere und gesetzeskonforme Dokumentation der Entscheidungsprozesse digital erfolgen.
Warum werden Akten geführt?
Akte (süddeutsch und österreichisch der Akt, Schweizerdeutsch Dossier) ist eine Sammlung von Schriftstücken jeder Art, die durch geordnete Ablage Geschäfts- oder Verwaltungshandeln informativ und rechtssichernd unterstützen sollen.
Was muss in eine Akte?
In die Akte gehört grundsätzlich das gesamte „Schriftgut“. Das sind – mit den Worten des § 55 Abs. 3 GGO I – „alle Unterlagen, die zur Erfüllung von Aufgaben“ des jeweiligen Verwaltungsträgers „erstellt oder empfangen wurden, unabhängig von der Art des Informationsträgers und der Form der Aufzeichnung.
Was gehört zu einer Akte?
Eine Akte ist eine geordnete Sammlung von Urkunden. Beim Urkundenbeweis dreht sich alles um die in einem Dokument verkörperten gedanklichen Inhalte, z.B. Erklärungen oder die Wiedergabe der Wahrnehmung von Tatsachen.
Was bedeutet Akte abgelegt?
Wenn eine Akte abgelegt wird, ist in der Aktenverwaltung das entsprechende Feld anzukreuzen. Die Ablage hat in erster Linie zur Folge, dass die Akte in manchen Listenfeldern, Statistiken und Tabellen nicht mehr erscheint. Auch eine abgelegte Akte kann in jeder Hinsicht weiter bearbeitet werden.
Wie funktioniert ein Aktenplan?
Der Aktenplan repräsentiert ein Instrumentarium zur systematischen Einteilung des gesamten Schriftgutes (Akten, Dokumente, Belege etc.) einer Behörde, eines Unternehmens oder einer Organisation. Die laufende Betreuung und Aktualisierung des Aktenplans fällt in den Pflichtenkreis der zuständigen Verwaltungseinheit.
Was sind die Vorteile der elektronischen Akte?
Die Vorteile der elektronischen Akte sind vielfältig. Die wichtigsten haben wir Ihnen hier zusammengestellt: Die e-Akte erleichtert beispielsweise die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen.
Wie funktioniert die E-Akte?
Durch die zentrale Ablage der Daten ist der Kenntnisstand bei allen Beteiligten gleich, egal wo die beteiligen Kollegen arbeiten. In vielen Verwaltungen sind Platzprobleme ein ständiger Begleiter. Die e-Akte hilft dabei, den Platz, der bisher für die Lagerung eines Archivs vorgehalten werden musste, wertschöpfend zu nutzen.
Welche E-Akte gibt es in Deutschland?
In Deutschland gibt es drei unterschiedliche E-Aktensysteme. Die ergonomische elektronische Akte (e²A), die E-Akte als Service (eAS) und das elektronische Integrationsportal (eIP).
Hat die Arbeit mit der E-Akte einen unmittelbaren Effekt?
Einen ganz unmittelbaren Effekt hat die Arbeit mit der E-Akte aber auch: Die riesigen Akten-Regale entlang der Wände in Natalie Rohls Büro leeren sich langsam und machen Platz für Neues. In Deutschland gibt es drei unterschiedliche E-Aktensysteme.