Was ist die Personalakte?
Ähnlich definiert es das Bundesarbeitsgericht: Danach ist die Personalakte „eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen“ (BAG, Urteil v. 19.7.2012, 2 AZR 782/11).
Was ist mit der digitalen Personalakte zu tun?
Werden die Akten in Papierform geführt, ist dies für Personalverantwortliche mit Aufwand verbunden. Bei einer digitalen Personalakte rufen Mitarbeiter ihre Daten dagegen bequem am Computer oder Smartphone auf. Doch was ist bei der Einsicht in die Personalakte generell zu beachten – was ist erlaubt und was nicht?
Wie kann die Einsicht in die Personalakte gehalten werden?
Juli 1987 vom Vorgesetzten möglichst klein gehalten werden (Aktenzeichen: 5 AZR 215/86). Auch bei Berechtigung ist die Einsicht in die Personalakte jedoch nur dann zulässig, wenn dies zum Zwecke der Personalverwaltung bzw. einer Personalangelegenheit erfolgt.
Welche Unterlagen gehören nicht in die Personalakte?
Nicht in die Personalakte gehören: Die dem Arbeitgeber nicht zugänglichen Unterlagen des Betriebsarztes. Dokumente, in denen der Arbeitnehmer nur erwähnt ist wie etwa Personal- und Lohnlisten oder Schichtpläne. Notizen des Arbeitgebers beispielsweise über die Leistung des Arbeitnehmers. Liste von Krankentagen und Krankheitsgründen.
Die Personalakte umfasst alle Informationen und Unterlagen, die der Arbeitgeber über den Mitarbeiter hat. Dabei kommen aber nur solche Daten in die Akte, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Sehr sensible Daten, z. B. zu Krankheiten oder Fehltritten, dürfen nicht in der formellen Akte stehen, sondern müssen außerhalb aufbewahrt werden.
Ist die Personalakte nachvollziehbar?
Da der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet ist, den Mitarbeiter über hinzugefügte Dokumente, Vermerke oder Änderungen zu informieren, ist der Wunsch eines Mitarbeiters nach Akteneinsicht nachvollziehbar. Die Personalakte umfasst alle Informationen und Unterlagen, die der Arbeitgeber über den Mitarbeiter hat.
Was gilt für die Ablage personenbezogener Daten in der Personalakte?
Für die Ablage personenbezogener Daten in der Personalakte bedarf es entweder der Zustimmung des betroffenen Arbeitsnehmers oder aber einer gesetzlichen Grundlage, die dies gestattet oder bestimmt. Es gilt das Gebot der Datensparsamkeit.
Was bedeutet die Ablage personenbezogener Daten?
Das bedeutet vor allem die Einhaltung der wichtigen Datenschutzgrundsätze: Für die Ablage personenbezogener Daten in der Personalakte bedarf es entweder der Zustimmung des betroffenen Arbeitsnehmers oder aber einer gesetzlichen Grundlage, die dies gestattet oder bestimmt. Es gilt das Gebot der Datensparsamkeit.