Was versteht man unter Digitale Archivierung?
Generell meint die digitale Archivierung eine Speicherung von Dokumenten auf einem computerbasierten digitalen Datenträger. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln.
Welche Arten der Archivierung gibt es?
Das Archiv ist dabei ein separater Server, der zwar auf viele Daten ausgelegt ist, dafür aber nur langsam auf die Inhalte zugreifen kann.
- Zwei Arten der elektronischen Archivierung.
- SAP Archivierung mit ArchiveLink.
- Archivierung mit dem SAP Content Server.
- Archivierung mit externen Systemen wie DMS und ECM.
Was verstehen Sie unter digitaler Archivierung der Eingangspost?
Digitale Archivierung der Eingangspost: Die Gehring Group agiert für ihre Kunden als regelmäßige externe digitale Poststelle. Hierfür kann entweder eine postalische Umleitung veranlasst werden oder die Gehring Group holt die tägliche Eingangspost zur Bearbeitung bei den Kunden bzw. direkt aus deren Postfach ab.
Wo kann man Dateien sicher speichern?
Wenn man ein sehr vertrauensvoller Mensch ist, kann man für seine Datenarchivierung auch auf Online-Speicher setzen. Der Prozess ist kinderleicht, bequem und vor allem günstig; denn Online-Anbieter wie Amazon, Dropbox, Google Drive, iCloud und OneDrive sowie MyTuxedo bieten ihre Dienste billig bis kostenlos an.
Wie wird die Post digital archiviert?
Die Mitarbeiter arbeiten mit einem Cloud-basierten DMS, das Dokumente automatisch indexiert und in einem zentralen Dokumenten-Pool archiviert – mit Schnittstellen zu einem Scanner für Papierdokumente und dem E-Mail-System. Mitarbeiter finden die digitalisierten Dokumente in Sekundenschnelle.
Warum muss archiviert werden?
Eine der zentralen Hauptaufgaben der Archivierung ist die nachhaltige Konservierung von Wissen und Know-how in einem Unternehmen. Die Aufgabe des Archivs ist aber nicht nur die reine Sicherung, sondern das Archiv ist auch die Datenquelle für das Wissensmanagement.
Was ist das Archivieren relevanter Dokumente und Daten?
Das Archivieren relevanter Dokumente und Daten ist bereits seit vielen Jahrhunderten ein wichtiger Bestandteil unserer Gesellschaft. Dadurch werden Informationen zeitlich begrenzt oder unbegrenzt aufbewahrt, erhalten und bei Bedarf bereitgestellt. Mit unserer digitalen Archivierungssoftware unterstützen wir Unternehmen bei diesem Vorgang.
Welche Anforderungen sind an eine revisionssichere Archivierung und Aktenführung?
Die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung und Aktenführung sind nämlich in genau dieser (GoBD) festgelegt. Eine revisionssichere Archivierung von Daten im steuerrechtlichen Sinne sollte demnach auch an der GoBD orientiert erfolgen.
Wie sind die Anforderungen zur elektronischen Archivierung zusammengefasst?
Die Anforderungen sind in dem Code of Practice „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) 1996 zusammengefasst worden. Die Definition für revisionssichere Archivierung stammt ursprünglich von Ulrich Kampffmeyer bereits aus dem Jahr 1992.
Was ist eine umfängliche Archivierungssoftware?
Eine umfängliche Archivierungssoftware stellt dafür u. a. Berechtigungskonzepte bereit. So wird genau festgelegt, wer welche Informationen einsehen, bearbeiten und löschen darf. Je nach Dokumentart und -form gelten für Geschäftsunterlagen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen.