Welche Aufgaben erfüllt die Personalakte?
Demnach enthält die Personalakte eine Sammlung von Daten oder Vorgängen, die sich auf einen einzelnen Arbeitnehmer beziehen und Angaben über seine Person und zum Arbeitsverhältnis im Betrieb enthält.
Warum ist Personalakte wichtig?
Zweck von Personalakten ist es, möglichst lückenlos über die Person des Arbeitnehmers und seiner dienstlichen Laufbahn Aufschluss zu geben. Arbeitgeber haben weite Freiheiten zu entscheiden, was sie in die Personalakte aufnehmen, solange es mit dem Arbeitsverhältnis in Zusammenhang steht.
Warum eine digitale Personalakte?
Digitale Personalakten unterstützen das Unternehmen bei der sicheren Aufbewahrung von Informationen und Dokumenten und bei der revisionskonformen Langzeitspeicherung für Akten und Dokumente. Höchste Datensicherheit entsteht durch die konkrete Vergabe von Zugriffsrechten und der Speicherung in revisionssichere Archive.
Wie lange bleibt ein Eintrag in der Personalakte?
Grundsätzlich gibt es für eine solche Abmahnung keine Verjährung: Das heißt, sie bleibt bestehen und verliert nicht – wie manchmal zu Unrecht angenommen – nach zwei Jahren ihre Gültigkeit. Somit existiert auch kein „Ablauf-oder Verfallsdatum“, nach dem eine Abmahnung entfernt werden müsste.
Was ist eine Aktennotiz in der Personalakte?
In einer Aktennotiz wird ein bestimmter Vorfall festgehalten ohne daß dem Arbeitnehmer Sanktionen (z. B. die Kündigung) angedroht werden. Sie haben grundsätzlich das Recht zu verlangen, daß die Aktennotiz (oder die Abmahnung) aus der Personalakte entfernt wird, sofern der Inhalt nicht der Wahrheit entspricht.
Welche Daten dürfen nicht in einer Personalakte gespeichert werden?
Ohne ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers sollten sich weder Listen über seine Krankheitstage und Abwesenheit befinden noch psychologische Gutachten. Weitere Informationen, die nicht in die Personalakte gehören: Facebook oder weitere Social-Media Profile. Ärztliche Unterlagen.