Welche Verfahrensdokumentationen gibt es?
In der Regel besteht eine Verfahrensdokumentation aus den folgenden Komponenten:
- Allgemeine Beschreibung,
- Anwenderdokumentation,
- technische Systemdokumentation,
- Betriebsdokumentation und.
- Internes Kontrollsystem (IKS).
Was versteht man unter Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation ist eine Arbeitsanweisung bzw. Organisationsunterlage. In ihr wird beispielsweise beschrieben, wie in ihrem Unternehmen mit Belegen und anderen Unterlagen umgegangen wird. Also wie sie diese bekommen, erfassen, verarbeiten, aufbewahren und irgendwann einmal vernichten.
Was beinhaltet eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
Warum Verfahrensdokumentation?
Wollen Unternehmen in Betriebsprüfungen keine Hinzuschätzungen riskieren, müssen sie eine Verfahrensdokumentation vorlegen können, die grundsätzlich aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwender-, einer technischen System- und einer Betriebsdokumentation besteht.
Wie muss eine Verfahrensdokumentation aussehen?
Erforderlich ist auch hier eine Verfahrensdokumentation….In dieser müssen Sie genau beschreiben:
- Wer darf scannen?
- Zu welchem Zeitpunkt wird gescannt?
- Wie wird gescannt?
- Wie erfolgt die Qualitätskontrolle, damit sichergestellt ist, dass der Scan lesbar und vollständig ist?
- Wie werden Fehler dokumentiert?
Wer braucht Verfahrensdokumentation?
Der Inhalt der Verfahrensdokumentation wird von der Finanzverwaltung für jeden Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen gefordert. Dies wird in der GoBD seit 2015 gefordert. Deshalb braucht jeder Unternehmer und jeder Freiberufler eine Verfahrensdokumentation.
Wie macht man eine Verfahrensdokumentation?
Sie können die Verfahrensdokumentation mit einem gängigen Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word erstellen, das den Import von Bildern und ein Inhaltsverzeichnis ermöglicht. Es gibt inzwischen auch andere Tools für die Erstellung von Verfahrensdokumentationen nach GoBD und für Datenschutzzwecke.
Wer muss eine Verfahrensdokumentation haben?
Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen? Kurz: Jeder Unternehmer – und zwar egal ob Großkonzern, Mittelständler, Einzelunternehmer oder Freiberufler ohne Mitarbeiter. Wer noch keine Verfahrensdokumentation hat, muss jetzt allerdings nicht in Hektik verfallen.
Wer ist zur Verfahrensdokumentation verpflichtet?
Wer benötigt eine Verfahrensdokumentation?
Für Großkonzerne ist die Verfahrensdokumentation Pflicht, genauso wie für Mittelständler und Einzelunternehmer. Sogar Freiberufler und Freiberuflerinnen ohne Beschäftigte müssen eine Verfahrensdokumentation erstellen. Für Privatpersonen gilt dies natürlich nicht.
Ist Verfahrensdokumentation Pflicht?
Eine Verfahrensdokumentation ist keine Kür, sondern Pflicht! Dass eine Verfahrensdokumentation er- forderlich ist, ergibt sich aus den „Grund- sätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Auf- zeichnungen und Unterlagen in elektro- nischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD)“.
Warum sollte eine Verfahrensdokumentation erstellt werden?
Das ist in den GoBD in der Rn. 155 ausdrücklich festgehalten. Dennoch sollte umgehend eine Verfahrensdokumentation erstellt werden, soweit dies noch nicht erfolgt ist. Denn kommt es neben formellen auch zu materiellen Beanstandungen, dürfte eine fehlende Verfahrensdokumentation „schätzungserhöhend“ wirken.
Was ist eine Anforderung an die Verfahrensdokumentation?
Eine weitere Anforderung an die Verfahrensdokumentation ist daher, dass sie übersichtlich gegliedert und vollständig sein soll. Als Hilfsmittel für die Betriebsprüfung ist die Verfahrensdokumentation so von großer praktischer Relevanz.
Wie umfangreich ist eine Verfahrensdokumentation?
Wie umfangreich ist eine Verfahrensdokumentation? Durch die Verfahrensdokumentation soll eine Person mit entsprechendem Sachverstand, zum Beispiel ein Betriebsprüfer, in angemessener Zeit prüfen und verstehen können, wie die digitale Buchführung in einem Unternehmen funktioniert.
Ist die Verfahrensdokumentation ausreichend und vollständig?
Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein sachverständiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann.