Wer darf auf Personaldaten zugreifen?
Die Personalakte ist gemäß Datenschutz vertraulich zu behandeln. Sie muss ausreichend vor unbefugter Einsichtnahme gesichert sein (gemäß § 9 BDSG). Nur Personen, die in der Personalverwaltung arbeiten oder mit Personalangelegenheite betraut sind, dürfen die Akte einsehen.
Welche Personalakten müssen im Original aufbewahrt werden?
Arbeitgeber, die auf Nummer sicher gehen wollen, bewahren die wichtigsten Personaldokumente daher weiterhin im Papieroriginal auf. Hierzu empfiehlt es sich, vor dem Scannen alle Dokumente in Urkunden (hierunter fallen auch Verträge) und Nicht-Urkunden zu kategorisieren.
Welche Unterlagen müssen in der Personalakte sein?
Bewerbungsunterlagen und Unterlagen zur Person
- persönliche Daten: Name, Alter, Adresse, etc.
- Lebenslauf.
- Bewerbungsschreiben, Passfoto, Ergebnisse aus Eignungstests, Notizen aus dem Vorstellungsgespräch,…
- Zeugnisse.
- ärztliche Bescheinigungen.
- polizeiliches Führungszeugnis.
Ist ein Arbeitgeber verpflichtet eine Personalakte zu führen?
Zunächst einmal sei gesagt, dass keine Pflicht zur Führung einer Personalakte besteht. In aller Regel werden Unternehmen jedoch eine Akte über ihre Mitarbeiter anlegen, da es im beidseitigem Interesse liegt. Im Rahmen seiner Fürsorgepflicht hat der Arbeitgeber Personalakten sorgfältig aufzubewahren.
Wer darf in die Personalakte einsehen?
Der Arbeitnehmer hat uneingeschränkte Einsichtsrechte in seine Personalakte. Dazu gehören auch die hoch sensiblen Daten und Dokumente, die sich nicht direkt in der Personalakte befinden, z. B. die BEM-Akte.
Wer darf Lohnabrechnung einsehen?
Wer darf Gehaltsabrechnungen sehen? Nur berechtigte Personen dürfen die Lohnabrechnung eines Mitarbeiters einsehen. Dazu gehören mit der Erhebung und Verarbeitung vom Unternehmen betraute Personen sowie der Empfänger der Gehaltsabrechnung.
Was muss in einer Personalakte enthalten sein?
Kurz & knapp: Personalakte Häufig weist die Personalakte folgenden Inhalt auf: Bewerbungsunterlagen, Personalfragebögen, den Arbeitsvertrag, Urlaubsanträge, Abmahnungen sowie die Kündigung.
Was kommt alles in die Personalakte?
Für den öffentlichen Dienst gilt die Definition einer Personalakte nach § 106 Abs. Danach gehören zu einer Personalakte „alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, (…), soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen“.
Was darf in die Personalakte und was nicht?
Folgende Daten sollen dort nicht erfasst sein:
- Posts aus den sozialen Medien.
- Unterlagen des Betriebsarztes, die dem Arbeitgeber nicht zugänglich sind.
- Überblick über Krankentage und Krankheitsgründe.
- Vermerk über Kandidatur für den Betriebsrat.
- Notizen über die Leistung des Arbeitnehmers.
Was ist das Recht der Personalakte zu kopieren?
Recht: Kopieren der Personalakte erlaubt. Ein Arbeitnehmer hat auch das Recht, sich einzelne Blätter oder auch die ganze Akte zu kopieren. Dies hat folgenden Hintergrund: Ein Arbeitnehmer könnte bei seiner Einsichtnahme in die Personalakte entdecken, dass er möglicherweise falsch beurteilt oder falsch eingruppiert wurde.
Was sind die vertraulichen Daten von Mitarbeitern?
Sie müssen im Umgang mit diesen vertraulichen Informationen den Datenschutz für Mitarbeiter laut DSGVO und BDSG-neu beachten, um nicht hohe Strafen zu riskieren. Personaldaten bezeichnen jene personenbezogenen Daten von Mitarbeitern, die der Arbeitgeber auf Basis des Beschäftigungsverhältnisses speichert und verwendet.
Was sind die personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers?
Personaldaten bezeichnen jene personenbezogenen Daten von Mitarbeitern, die der Arbeitgeber auf Basis des Beschäftigungsverhältnisses speichert und verwendet. Diese Informationen des Arbeitnehmers benötigt er, um seine arbeitsvertraglichen oder gesetzlichen Pflichten zu erfüllen.
Welche verarbeitungstätigkeit hat die Personalabteilung in einem Verzeichnis?
Es hat zudem in einem Verzeichnis alle Verarbeitungstätigkeiten, wie die Lohnverrechnung und Arbeitszeiterfassung, anzuführen. In puncto Datenschutz muss die Personalabteilung außerdem dafür sorgen, dass die Mitarbeiterdaten der Personalakte und der Zugang zur HR-Software (Softwarelösungen für das Personalmanagement) geschützt bleiben.