Wie E-Mail-Archivierung?
E-Mails müssen nur archiviert werden, wenn es sich dabei um einen Geschäfts- bzw. Handelsbrief handelt oder diese einen steuerlichen Bezug haben. So müssen unter anderem E-Mails mit den Inhalten von Handelsbüchern, Inventaren, Jahresabschlüssen oder auch Buchungsbelegen zwingend archiviert werden.
Was passiert bei E Mail archivieren?
Ihre E-Mails werden dann unter dem Label „Alle Nachrichten“ eingeordnet. Wenn Sie eine Nachricht archivieren und eine Antwort auf die archivierte Nachricht erhalten, wird sie wieder in den Posteingang verschoben. Wenn Sie eine Nachricht ignorieren, werden Ihnen alle Antworten darauf nicht mehr im Posteingang angezeigt.
Wie lange muss man E-Mails archivieren?
Ein wichtiger Aspekt ist die Aufbewahrungsdauer, die sich am Inhalt der E-Mail orientiert und verschiedenen Richtlinien unterliegt. Während für Buchungsbelege die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt, müssen empfangene Geschäfts- und Handelsbriefe sechs Jahre archiviert werden.
Ist E-Mail Archivierung Pflicht?
Laut § 238 Abs. 2 HGB muss jede Mail, die einem Handelsbrief entspricht, archiviert werden. Als Handelsbrief werden alle E-Mails verstanden, die der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens dienen. Weiterhin unterliegen nach § 147 AO auch alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug der Archivierungspflicht.
Wie lange müssen geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden?
Gemäß § 147 Abgabenordnung sind die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufende E-Mails sechs Jahre aufzubewahren.
Wie öffnen sie ihre archivierten E-Mails?
Um Ihre archivierten E-Mails zu öffnen, gehen Sie auf „Datei“ > „Öffnen“ > „Outlook Dateien öffnen“ und wählen die gewünschte PST-Datei aus. Die geöffneten Archive finden Sie im Menü bei Ihren E-Mail-Konten (siehe Bild). Die Anleitung bezieht sich auf Outlook 2010 unter Windows 7.
Wie funktioniert eine E-Mail-Archivierung?
Rechnungen werden vermehrt automatisch per E-Mail anstatt über den Postweg versendet, weshalb eine E-Mail-Archivierung durchaus sinnvoll ist. Irrtum 2: Es reicht vollkommen aus, die wichtigsten E-Mails einfach auszudrucken. Auflösung: Ausdrucken bedeutet, eine Kopie zu erstellen.
Was ist die E-Mail?
Die E-Mail ist ein bedeutendes, globales Kommunikationsmittel. Grundsätzlich sind Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz rechtlich dazu verpflichtet, E-Mails zu archivieren. Viele Geschäftsführer kleiner und mittlerer Unternehmen fragen sich, warum und was überhaupt archiviert werden muss.
Was ist die isolierte Archivierung von E-Mails?
Die isolierte Archivierung von E-Mails stellt für Unternehmen aber auch ein Risiko dar, da E-Mails in einen Sachzusammenhang mit anderen elektronischen Dokumenten gebracht werden müssen. Information muss entsprechend Inhalt, Nutzung und Rechtscharakter archiviert werden und nicht in Abhängigkeit von der Form.