Wie funktioniert ein Aktenplan?
Ein Aktenplan ist die Regelung der systematischen Ordnung des gesamten Schriftgutes (der Akten) einer Verwaltung, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. Ziel des Aktenplanes ist die übersichtliche, nachvollziehbare und wirtschaftliche Ordnung des Schriftgutes.
Was ist ein Aktenplan?
Der Aktenplan ist ein Ordnungsrahmen, der vorgibt, an welcher Stelle innerhalb der definierten Struktur eine Akte liegt. Bei papierbasierten Systemen ermittelt der Mitarbeiter mithilfe des Aktenplans den physischen Ablageort einer gesuchten Akte.
Welche Aktenarten gibt es?
Arten. Akten lassen sich nach ihrer Funktion und ihrem Inhalt in verschiedene Arten aufteilen. Nach ihrer Funktion unterscheidet man insbesondere Hauptakten, Nebenakten, Parallelakten, Handakten oder Sonderakten.
Was macht man in der Registratur?
Sie ist nicht nur für die Führung des Aktenverzeichnisses sowie deren Vergabe von Aktentitel und Aktenzeichen verantwortlich, sondern auch für die Inhaltsverzeichnisse der einzelnen Akten. Auch die Bereitstellung, Abgabe von Akten sowie Überwachung der Aufbewahrungsfristen gehören zu den Aufgaben einer Registratur.
Was bedeutet eine Sache zu den Akten legen?
Der Ausdruck ad acta (‚zu den Akten‘) ist eine lateinische Phrase aus der Amtssprache. In der heutigen Verwendung bedeutet etwas ad acta legen, dass eine (gelegentlich lästige) Angelegenheit als erledigt betrachtet wird.
Was bedeutet jemanden in den Akten führen?
eine Sache zu den Akten / ad acta legen‘ = eine Sache als erledigt betrachten (eigentlich: eine Sache zu den übrigen Schriftstücken, die bereits vorhanden sind, hinzufügen).
Was ist ein digitaler Aktenplan?
Der digitale Aktenplan ermöglicht es, dass Online-Anträge von Bürger*innen digital bearbeitet und elektronisch in klaren Strukturen abgespeichert werden können. Damit lassen sich Dokumente bequem recherchieren, bearbeiten, prüfen oder an Mitarbeiter*innen gezielt verteilen.
Was ist Aktenrelevant?
Dokumente sowie die zugehörigen entscheidungserheblichen Bearbeitungsschritte sind dann aktenrelevant, wenn sie zum späteren Nachweis der Vollständigkeit, zur Nachvollziehbar- keit und für die Transparenz des Verwaltungshandelns inner- halb der Verwaltung als auch gegenüber Dritten beweisfest vorzuhalten sind.
Was sind Verfahrensakten?
Die Aktenführung der Polizei bei Ermittlungsverfahren ist demzufolge eine doppelte. Alle Originaldokumente werden in der Verfahrensakte abgelegt, die nach Abschluss der Ermittlungen der Staatsanwaltschaft übergeben wird. Bei der Polizei verbleibt eine identische Kopie dieser Verfahrensakte.