Wie funktioniert elektronische Akte?
Eine elektronische Akte – auch E-Akte genannt – ist das digitale Pendant einer Papierakte. In dieser werden Dokumente bzw. Transparenz: Für abteilungsinterne Prozesse werden Kopien und aktuelle Fassungen von Dokumenten erstellt, die nicht immer in der aktuellsten (Entwurfs-)Fassung auch Bestandteil der Akte sind.
Was ist elektronische Aktenführung?
Im Prinzip ist die elektronische Aktenführung in der Verwaltung eine digitale Datensammlung, die sich oft nach dem Vorbild herkömmlicher, papierbasierter Akten orientiert. Dabei folgt die Struktur der eAkte zumeist der physischen.
Was gehört in eine Akte?
In die Akte gehört grundsätzlich das gesamte „Schriftgut“. Das sind – mit den Worten des § 55 Abs. 3 GGO I – „alle Unterlagen, die zur Erfüllung von Aufgaben“ des jeweiligen Verwaltungsträgers „erstellt oder empfangen wurden, unabhängig von der Art des Informationsträgers und der Form der Aufzeichnung.
Was ist die e-Akte Bund?
Die E-Akte Bund bietet die Grundlage für rechtskonformes elektronisches Registrieren und Verwalten von aktenrelevantem Schriftgut. Mit ihrer Hilfe soll die rechtssichere und gesetzeskonforme Dokumentation der Entscheidungsprozesse digital erfolgen.
Was versteht man unter E-Akte?
Die e-Akte ist der zentrale Sammelort für alle Informationen, die im Laufe eines Verwaltungsvorgangs entstehen. So bündelt die e-Akte ganz unterschiedliche Dokumententypen wie Textdokumente, Scans oder E-Mails.
Was versteht man unter einem Aktenplan?
Aktenpläne dienen der Strukturierung des Aktenbestandes eines Unternehmens (oder einer Organisation). Die Struktur ist hierarchisch – in Oberkategorien und Unterkategorien – angelegt.
Was ist eine Hybridakte?
Hybridakte Als Hybridakte wird eine vollständige E-Akte be- zeichnet, bei der aus rechtlichen oder praktischen Gründen bestimmte papierne Originale parallel in einer sog. Papierrestakte geführt werden müssen.
Wie liest man Akte?
Akten werden chronologisch geführt. Dabei liegen die neuesten Dokumente in der Regel ganz vorne, die ältesten ganz hinten in der Akte. Fange also beim Lesen der Akte hinten an. Alle Schreiben sind im Regelfall mit einem Datum versehen.
Was sind die Grundsätze der Aktenführung?
3 Grundsätze der Aktenführung Nur eine geordnete Aktenführung er- möglicht einen rechtsstaatlichen Verwaltungsvollzug, eine Rechtskontrolle durch Gerichte sowie Aufsichtsbehörden und eine Überprüfung durch die Parlamente.
Wie funktioniert das mit dem papierlosen Büro?
8 Tipps, damit das mit dem papierlosen Büro auch tatsächlich funktioniert. Was ist das papierlose Büro? Eigentlich ist der Begriff selbsterklärend. Unter dem Begriff des papierlosen Büros versteht man die Einsparung auf papiergebundene Dokumente und nutzt dafür nur digital-gestützte Verfahren.
Ist es ratsam den Aktenbestand zu aufteilen?
Ideal ist es, wenn es für alle relevanten Mitarbeiter leicht und schnell zugänglich ist. Sollten Sie den Aktenbestand aufteilen, ist es ratsam, ältere oder unwichtige Akten an den entferntesten Ort auszulagern, die wichtigsten und aktuellsten im zentralsten Raum.
Was ist der Nachteil des papierlosen Büros?
Ein Nachteil ist sicherlich die Einführung des papierlosen Büros. Diese erste Phase ist meist holprig bzw. je nach Komplexität und Größe des Unternehmens kann die Umsetzung einige Zeit dauern. Je früher man aber startet, desto besser ist es. Der „Fisch stinkt vom Kopf“ – die Umsetzung muss zwingend Top down erfolgen.