Wie geht papierloses Büro?
8 Tipps, damit das mit dem papierlosen Büro auch tatsächlich funktioniert.
- 1 – Dokumente in die Cloud.
- 2 – Status erfassen.
- 3 – Konsequent bleiben.
- 4 – Dokumente digitale gestalten.
- 5 – Der Dokumentenscanner ist entscheidend.
- 6 – Dokumente konsequent benennen.
- 7 – Ordnerstruktur.
- 8 – Das papierlose Büro wird Realität.
Was ist das papierlose Büro?
Ein papierloses Büro verzichtet zwecks Arbeitseinsparung, Effizienzsteigerung und Umweltschutz auf papiergebundene Dokumente und nutzt dafür nur EDV-gestützte Verfahren (Computer).
Warum papierloses Büro?
Weitere Vorteile des papierlosen Büros sind: Kosteneffizienz: Du benötigst weniger Stauraum und kannst so gegebenenfalls Mietkosten sparen. Einsparen von Kosten für Drucker, Papier, Toner, Tinte, Wartung des Druckers, Versand von Dokumenten etc.. Eine einfachere Kommunikation und schnellere Entscheidungswege.
Welches Programm für papierloses Büro?
5 besten Programme zur Digitalisierung im Büro!
- PDFelement for Business. Papierlos zu werden erfordert eine Menge PDF-Dokumente und folglich einen Weg, PDFs zu managen, der nicht nur einfach, sondern auch hocheffizient und professionell ist.
- Microsoft Office.
- Google Docs.
- Tipalti.
- OmniPage Standard.
Was kann man im Büro digitalisieren?
Hilfreich bei der Umsetzung des papierlosen Büros sind eine Reihe von Tools und Services:
- Cloud-System.
- Dokumentenscanner.
- Digitalisierung der Briefpost.
- Digitaler Kalender.
- Kollaboratives Arbeiten.
- Kommunikation.
- Die digitale Pinnwand.
- Rechnungen und Belege digitalisieren.
Warum Dokumente digitalisieren?
Digitale Dokumente haben gegenüber den Finanzbehörden genügend Beweiskraft und können Ihre Papierdokumente ersetzen. Wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren lassen und die Papierdokumente vernichten, ist das der erste gute Schritt ins papierlose Büro.
Welche Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden?
Im Original aufbewahrt werden müssen nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern (Elektronische Archivierung) aufgezeichnet sind (§ 257 Abs. 3 Satz 1 HGB, § 147 Abs. 2 Satz 1 AO). Für alle übrigen Unterlagen ist die Aufbewahrung erleichtert.