Wie geht papierloses Büro?
8 Tipps, damit das mit dem papierlosen Büro auch tatsächlich funktioniert.
- 1 – Dokumente in die Cloud.
- 2 – Status erfassen.
- 3 – Konsequent bleiben.
- 4 – Dokumente digitale gestalten.
- 5 – Der Dokumentenscanner ist entscheidend.
- 6 – Dokumente konsequent benennen.
- 7 – Ordnerstruktur.
- 8 – Das papierlose Büro wird Realität.
Warum papierloses Büro?
Ein papierloses Büro erleichtert Homeoffice, ermöglicht mehr Effizienz, kann helfen Kosten einzusparen und ist nachhaltiger als papierbasierte Büros. Die Umsetzung des Vorhabens „papierloses Büro“ muss im Unternehmen Top-Down erfolgen und bedarf der richtigen Tools.
Welche Unterlagen reichen digital?
Im Prinzip können alle Papierunterlagen digitalisiert und elektronisch archiviert werden, d.h.:
- Buchhaltungsunterlagen,
- Jahresabschlüsse,
- Kaufbelege,
- Versicherungspolicen,
- Rechnungen,
- Verträge,
- Personalakten,
- Technische Unterlagen, usw.
Welche Vorteile hat ein papierloses Büro?
Die Vorteile des papierlosen Büros: Du hast von überall aus auf deine Dokumente und Dateien Zugriff. Es ist plötzlich viel mehr Platz im Büro vorhanden. Es muss nie mehr der Papierstau im Drucker entfernt werden ;). Ein schnelleres Suchen und einfacheres Finden ist möglich. Die Kommunikation wird wesentlich vereinfacht.
Welche Gesetze gibt es für ein papierloses Büro?
Hinzu kommt, dass in Deutschland bis heute keine klaren Gesetze für ein papierloses Büro existieren. Zwar kann man inzwischen beim Finanzamt digitale Belege einreichen und das ein oder andere Dokument ist digital auch vor Gericht zulässig.
Wann müssen Unterlagen für ein papierloses Büro eingelagert werden?
Und auch privat müssen einige Unterlagen für mehrere Jahre oder sogar ein Leben lang eingelagert werden. Hinzu kommt, dass in Deutschland bis heute keine klaren Gesetze für ein papierloses Büro existieren.
Kann der Papierstau im Drucker entfernt werden?
Es muss nie mehr der Papierstau im Drucker entfernt werden ;). Ein schnelleres Suchen und einfacheres Finden ist möglich. Die Kommunikation wird wesentlich vereinfacht. Man schützt damit die Umwelt. Es gibt eine Kostenersparnis (Papier, Toner, Drucker …).