Wie kann man archivierte Dokumente richtig?
Dokumente archivieren: Warum?
- Legen Sie die Unterlagen, bei denen Sie unsicher sind, in einen Karton.
- Beschriften Sie den Karton mit einer Inhaltsangabe und dem aktuellen Datum.
- Legen Sie ein Datum für die Entsorgung fest.
- Lagern Sie die Kartons so, dass Sie die Beschriftung gut sehen können.
Welche Dokumente digital aufbewahren?
Für digitale Belege gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für physische Belege (Papierbelege). Auch elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Digitale Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden! Es ist nicht zulässig, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren!
Was wird archiviert?
Archivgut ist derjenige Teil von Unterlagen, der von Schriftgut führenden Stellen wie beispielsweise Behörden, Unternehmen, Vereinen, Familien oder Privatpersonen für die aktuelle Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt wird und vom zuständigen Archiv als unbefristet aufzubewahren bewertet wurde (Archivische Bewertung).
Welche Dokumente braucht man im Original?
Papierhaft aufbewahrt werden müssen weiterhin alle Urkunden, notarielle Beglaubigungen und wichtigen Dokumente. Wichtig ist, dass papierhafte Unterlagen vor Verrottung geschützt werden….Allgemeine Belege
- Kaufverträge & Rechnungen.
- Quittungen & Kassenbons.
- Garantieunterlagen.
Welche Programme eignen sich für die Archivierung von Dokumenten?
ELO-Office, Archivista und PaperOffice sind ideal geeignet, um Dokumente digital zu archivieren. Mit allen drei Programmen können Sie Dokumente einscannen und passwortgeschützt speichern.
Warum sollte das Archivieren von Dokumenten wichtig sein?
Allerdings empfinden viele Unternehmen das Archivieren von Dokumenten als unschönes Thema, da die meisten Aufbewahrungsfristen bei zehn Jahren liegen und dementsprechend sämtliche Dokumente und Belege für eine lange Zeit gelagert und archiviert werden müssen. Akten und Dokumente müssen archiviert werden.
Was sind die Spitzenreiter der Dokumentenarchivierung?
Spitzenreiter der Dokumentenarchivierung: ELO-Office, Archivista und PaperOffice. ELO-Office, Archivista und PaperOffice sind ideal geeignet, um Dokumente digital zu archivieren. Mit allen drei Programmen können Sie Dokumente einscannen und passwortgeschützt speichern.
Welche Richtlinien gibt es beim Archivieren und Aufbewahrungen?
Sämtliche Richtlinien, die es beim Archivieren und den Aufbewahrungsfristen gibt, müssen den Zuständigen klar kommuniziert werden. Die Dokumente müssen unverändert archiviert werden. Maxime Werner, Business Development Manager bei ScanProfi.