Wie schreibt man eine Prozessbeschreibung?
Prozesse übersichtlich strukturieren
- Benutzen Sie Stichpunkte statt Fließtext.
- Formulieren Sie aktiv.
- Dokumentieren Sie Regelfälle, keine Sonderfälle.
- Ordnen Sie die Prozessschritte linear.
- Beschränken Sie sich auf 15 Prozessschritte.
Was gehört alles in eine Prozessbeschreibung?
Eine Prozessbeschreibung enthält alle wichtigen Einzelschritte eines Prozesses. Die Darstellung kann man in einem Workflow sauber abbilden. Für jeden einzelnen Prozessschritt werden die In- und Outputs zugewiesen. Die Bindeschnittstellen zu anderen Prozessen werden im Workflow farbig hervorgehoben.
Wie dokumentiere ich Arbeitsabläufe?
Wenn Sie Arbeitsabläufe am Computer dokumentieren wollen, sind Screenshots das perfekte Hilfsmittel. Zunächst müssen Sie hierfür Ihren Bildschirm aufräumen. Schließen Sie alle unnötigen Programme und öffnen Sie nur die Anwendungen, die Sie für die Dokumentation Ihres Arbeitsablaufs benötigen.
Wie kann man einen Prozess darstellen?
Prozesse lassen sich besonders gut durch Bilder und Diagramme darstellen. Das hilft, auch komplexe Abläufe zu verstehen und zu analysieren. Deshalb werden Prozesse in Form von Ablaufdiagrammen visualisiert.
Was ist Prozessablauf?
Ein Prozess (von lateinisch procedere, „vorwärts gehen“) kann als ein Verlauf, eine Entwicklung oder ganz allgemein als ein System von Bewegungen bezeichnet werden. Vergleichbare Begriffe sind auch „Hergang“, „Fortgang“, „Ablauf“ und „Vorgang“. Die ursprüngliche Hauptbedeutung ist der Prozess als Rechtsbegriff.
Ist eine Prozessbeschreibung sinnvoll?
Passieren in einem Prozess viele Fehler und entstehen häufig Rückfragen, ist eine detailliertere Prozessbeschreibung sinnvoll. Für uns steht dabei immer die Prämisse im Vordergrund, dass die Dokumentation Mehrwert für den internen Arbeitsalltag stiften muss – sie sollte nicht allein aufgrund externer Anforderung existieren.
Was macht die Prozessbeschreibung unübersichtlich?
Jede kleinste Eventualität aufzuschreiben, macht die Prozessbeschreibung unübersichtlich. Konzentrieren Sie sich darauf, wie ein Prozess für gewöhnlich abläuft! Denn den Regelfall kontinuierlich zu optimieren und dabei jeweils eine Minute einzusparen, hat einen weit positiveren Effekt, als bei einem Sonderfall eine Stunde einzusparen.
Warum sind die Prozessbeschreibungen unterschiedlich gestaltet?
Grund: Die Prozessbeschreibungen sind unterschiedlich gestaltet Einige Unternehmen nehmen die Prozesse anlassbezogen auf. Beispielsweise wenn in einem Bereich die Schwachstellen gefunden werden müssen, weil es massiv Probleme gab. Andere möchten schnell vorankommen.
Was sind Schritte zur Prozessbeschreibung?
Vier Schritte zur Prozessbeschreibung – Prozessanalyse & Design, Einsatz & Ausführung, Regelung & Überwachung und Optimierung & Verbesserung. Prozessmanagement und Prozessorientierung sind heutzutage fester Bestandteil des Qualitätsmanagement Systems. Denken in Prozessen anstatt in Funktionen.